Como organizar eventos exitosos

gestión de eventos

Aunque no podemos identificar todos los detalles en los que tendrá que pensar, ya que gran parte de ellos dependerán del tipo de evento que celebre, podemos sugerir algunas prácticas recomendadas que es importante seguir para cualquier evento.

“Identificar una lista de objetivos tangibles e intangibles para su evento puede darle una mejor idea de sus necesidades de gestión de eventos. Sus objetivos tangibles pueden ser atraer a 500 asistentes, vender 100 productos en el evento o recaudar 1 millón de dólares para obras benéficas. Sus objetivos intangibles ayudarán a impulsar estos objetivos tangibles y pueden incluir la concienciación sobre un producto o una causa, o la captación de voluntarios”.

Asignar funciones individuales a los miembros del equipo crea un sistema de responsabilidad y evita que las tareas se queden en el camino. Además, te permitirá delegar, pero no olvides tener en cuenta las reuniones de los comités en el calendario de tu evento.

“La realización de eventos de alta calidad requiere la participación de todos los niveles de la organización. Para crear una experiencia verdaderamente inolvidable, necesitará el apoyo de su equipo ejecutivo hasta el personal de eventos in situ”.

etapas de la planificación de un evento

Si alguna vez has organizado un evento, sabrás que no todo sale según lo previsto y que tienes que enfrentarte a varios retos.  Cuando organizaba mi primer evento, me hablaron de la divertida regla de la cara de pato. Esta regla dice que por fuera debes parecer tranquilo y pacífico. Pero en realidad estás remando enérgicamente con los pies bajo el agua para mantenerte a flote. Sin embargo, nadie debe enterarse de eso. A día de hoy, sigo creyendo que ésta es la regla más valiosa.

Parece bastante obvio, pero merece la pena tener un enfoque crítico sobre esta cuestión. Formule su objetivo de la manera más específica posible: ¿quiere transmitir conocimientos a los participantes; expresar su gratitud a los socios; recaudar fondos para un proyecto u ofrecer a los invitados un placer estético? De la respuesta dependerá el formato del acto: su concepto, el horario y la duración, la distribución de roles dentro del equipo, la disposición de la sala, el catering y el sonido.

Intenta no estancarte en los formatos tradicionales. Echa un vistazo a las “desconferencias”, PechaKucha, el formato TED, los brunchs temáticos, los eventos online, los eventos al aire libre. Lo que cuenta es que tu formato ayude a conseguir el objetivo del evento.

gestión de eventos

Tanto si se trata de organizar una pequeña reunión como de organizar una gran conferencia, la planificación de eventos es una tarea ingente. Todo evento, por sencillo o complejo que sea, requiere una planificación y organización detalladas. Desde el establecimiento de un presupuesto preciso hasta la promoción de su evento, hay una serie de componentes que debe empezar a considerar desde el principio para que el proceso sea lo menos estresante posible.

Aunque no hay dos eventos iguales, y cada uno de ellos tiene objetivos, presupuestos y audiencias diferentes, hay varios pasos que puede dar para poner en marcha el proceso de planificación, mantener el rumbo y maximizar el éxito de su evento.

¿Impulsar nuevas ventas? ¿Apoyar el lanzamiento de un producto? ¿Aumentar el conocimiento de la marca? ¿O tal vez tenga una combinación de varios objetivos? Determine qué es lo que quiere conseguir y cómo le ayudará este evento a conseguirlo.

Una vez establecidos sus objetivos y metas, puede crear un alcance preliminar del evento. Su alcance debe ofrecer detalles clave y señalar cómo logrará sus objetivos esbozados. Aunque no es algo inamovible, debe exponer los detalles preliminares del evento, entre los que se incluyen

cómo organizar un evento en la universidad

Tanto si se trata de organizar una pequeña reunión como de organizar una gran conferencia, la planificación de un evento es una tarea ingente. Todo evento, por sencillo o complejo que sea, requiere una planificación y organización detalladas. Desde el establecimiento de un presupuesto exacto hasta la promoción de su evento, hay una serie de componentes que debe empezar a considerar desde el principio para que el proceso sea lo menos estresante posible.

Aunque no hay dos eventos iguales, y cada uno de ellos tiene objetivos, presupuestos y audiencias diferentes, hay varios pasos que puede dar para poner en marcha el proceso de planificación, mantener el rumbo y maximizar el éxito de su evento.

¿Impulsar nuevas ventas? ¿Apoyar el lanzamiento de un producto? ¿Aumentar el conocimiento de la marca? ¿O tal vez tenga una combinación de varios objetivos? Determine qué es lo que quiere conseguir y cómo le ayudará este evento a conseguirlo.

Una vez establecidos sus objetivos y metas, puede crear un alcance preliminar del evento. Su alcance debe ofrecer detalles clave y señalar cómo logrará sus objetivos esbozados. Aunque no es algo inamovible, debe exponer los detalles preliminares del evento, entre los que se incluyen

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