Consejos para organizar un evento

descubrí que al planificar un evento

Ya sea una boda, una fiesta de cumpleaños, un evento corporativo o una conferencia en Londres (Reino Unido), la planificación y la organización detalladas son los elementos básicos que suelen ser necesarios para organizar un evento con éxito.

Pero, la verdad es que la planificación de un evento es siempre una tarea enorme y, a veces, agotadora. Tanto si organizas una gran conferencia como una pequeña reunión, debes estar preparado para poner los puntos sobre las íes porque un solo error puede resultar muy costoso y echar por tierra todos los esfuerzos que has realizado hasta ahora.

Por lo general, son varias las cosas que tienes que tener en cuenta a la hora de organizar un evento, y sí, todo puede resultar abrumador. Al mismo tiempo que piensa en las formas de promocionar su evento y trata de establecer un presupuesto exacto, su mente puede verse inundada por una serie de cosas que le gustaría tachar de la lista de tareas de su evento. Y, como hemos dicho antes, esto podría ser muy abrumador.

Sin embargo, no tiene que preocuparse porque puede mantener el control y maximizar el éxito de su evento si tiene en cuenta estos consejos. Así que, si está planeando su primer evento o su próximo evento, debería considerar el uso de estos consejos para organizar un evento exitoso.

cómo organizar un evento pdf

Si alguna vez has organizado un evento, sabrás que no todo sale según lo previsto y que tienes que enfrentarte a varios retos.  Cuando organizaba mi primer evento, me hablaron de la divertida regla de la cara de pato. Esta regla dice que por fuera debes parecer tranquilo y pacífico. Pero en realidad estás remando enérgicamente con los pies bajo el agua para mantenerte a flote. Sin embargo, nadie debe enterarse de eso. A día de hoy, sigo creyendo que ésta es la regla más valiosa.

Parece bastante obvio, pero vale la pena tener un enfoque crítico de esta cuestión. Formule su objetivo de la manera más específica posible: ¿quiere transmitir conocimientos a los participantes; expresar su gratitud a los socios; recaudar fondos para un proyecto u ofrecer a los invitados un placer estético? De la respuesta dependerá el formato del acto: su concepto, el horario y la duración, la distribución de roles dentro del equipo, la disposición de la sala, el catering y el sonido.

Intenta no estancarte en los formatos tradicionales. Echa un vistazo a las “desconferencias”, PechaKucha, el formato TED, los brunchs temáticos, los eventos online, los eventos al aire libre. Lo que cuenta es que tu formato ayude a conseguir el objetivo del evento.

enumere las cosas que tiene en cuenta durante la planificación de un evento

Sin embargo, aunque la planificación de un evento puede ser un reto, también puede ser emocionante y merecer la pena. Además, una vez que se le ha cogido el tranquillo, la planificación de un evento no es exactamente una ciencia espacial y, si se conocen los secretos, incluso la planificación de un evento de gran envergadura puede ser un juego de niños.

Si su evento es relativamente grande (es decir, con más de 500 asistentes), lo más realista es que empiece a planificarlo con al menos cuatro meses de antelación, siendo seis meses el plazo ideal.

Un evento, como sabemos, puede implicar muchas partes móviles diferentes, por lo que al planificar con antelación, tendrá más opciones para los diferentes elementos del evento: opciones de lugar, opciones de oradores/talentos, opciones de patrocinio, opciones de marketing, etc.

El presupuesto determinará muchos elementos diferentes de su evento, así que, aunque no tiene que tenerlo todo preparado, es importante tener al menos una estimación del presupuesto antes de planificar cualquier otra cosa.

Si se trata de un evento recurrente, es posible que la fecha del evento ya esté fijada, por lo que las opciones del lugar de celebración también pueden ser limitadas. Sin embargo, si se trata de un evento nuevo y/o si tiene suficiente margen de maniobra para decidir la fecha del evento, debería tener en cuenta los siguientes factores:

cuál es la importancia de organizar un evento

Aunque no podemos identificar todos los detalles en los que tendrá que pensar, ya que gran parte de ellos dependerán del tipo de evento que celebre, podemos sugerir algunas prácticas recomendadas que es importante seguir para cualquier evento.

“Identificar una lista de objetivos tangibles e intangibles para su evento puede darle una mejor idea de sus necesidades de gestión de eventos. Sus objetivos tangibles pueden ser atraer a 500 asistentes, vender 100 productos en el evento o recaudar 1 millón de dólares para obras benéficas. Sus objetivos intangibles ayudarán a impulsar estos objetivos tangibles y pueden incluir la concienciación sobre un producto o una causa, o la captación de voluntarios”.

Asignar funciones individuales a los miembros del equipo crea un sistema de responsabilidad y evita que las tareas se queden en el camino. Además, te permitirá delegar, pero no olvides tener en cuenta las reuniones de los comités en el calendario de tu evento.

“La realización de eventos de alta calidad requiere la participación de todos los niveles de la organización. Para crear una experiencia verdaderamente inolvidable, necesitará el apoyo de su equipo ejecutivo hasta el personal de eventos in situ”.