Organizar un evento paso a paso

lista de control para la planificación de un evento

Uno de los mayores retos a la hora de organizar un evento es la fase de planificación: incluso la organización de un evento bastante pequeño y aparentemente sencillo puede ser una tarea muy difícil con todos los diferentes detalles que hay que tener en cuenta y ajustar.

En esta guía definitiva para la planificación de eventos, hablaremos de todo lo que necesita saber sobre la planificación, organización y ejecución de un evento en esta guía paso a paso. Siguiendo estos pasos, podrá organizar un evento con éxito y atraer a más asistentes en poco tiempo.

Este plan preliminar debe incluir detalles clave mientras se considera cómo vamos a lograr los objetivos previstos que se han discutido en el paso anterior. Ten en cuenta que no tiene por qué ser algo fijo, y que siempre puedes hacer cambios sobre la marcha.

Sobre la base de este plan preliminar, también debe estimar el presupuesto necesario y crear una propuesta interna para asegurar el apoyo de los dirigentes de su organización (si los hay). A continuación, puede empezar a planificar los patrocinadores, los ponentes y los expositores del evento.

Organizar un evento paso a paso en línea

gestión de eventos

Descubra cómo organizar un evento. Organizar un evento con éxito requiere trabajo. Para ayudarle a empezar con buen pie, le ofrecemos una lista de los 20 mejores consejos para organizar su primer evento. Empezar con una estrategia allana el camino del éxito. Y si juega bien sus cartas, podrá ofrecer una experiencia de primera clase, aunque sea su primer intento.

Lo más importante es empezar preguntándose por qué se celebra el acto. Resuma el objetivo principal de la actividad. Si identifica los objetivos desde el principio, podrá planificar el acto de forma que se ajuste a su orientación estratégica. Por tanto, antes de empezar a planificar un evento, debe tener un propósito claramente formulado. Para poder medir los resultados y optimizar así el acto desde el principio, establezca los KPI. Y ahora puede empezar a organizar el evento.

Un buen evento requiere la aportación de muchas personas diferentes. Empiece por decidir quiénes van a participar y cuáles van a ser sus funciones en todo momento. Esto ayuda a agilizar el trabajo y te prepara para las preguntas que surjan cuando se incorpore más gente. Ten a alguien encargado de comunicarse con las personas que dirigen cada área. A su vez, estos últimos deben asignar las tareas dentro de sus equipos. Esto garantiza que las cosas avancen con eficacia a medida que se acerca el evento.

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Establecer el objetivo de su evento es una de las primeras cosas que debe hacer al planificar un evento. Los objetivos pueden ser diversos: los ingresos, la atención de los medios de comunicación, la recaudación de fondos, el número de asistentes, el lanzamiento de un nuevo producto, etc.

Defina el propósito de su evento o lo que quiere conseguir con él. Y asegúrate de que el objetivo que establezcas se ajuste a los criterios SMART, o lo que es lo mismo, que sea específico, medible, alcanzable, realista y oportuno.

Al asignar las responsabilidades de cada miembro, también es importante encontrar formas de comunicarse con ellos (por ejemplo, software de chat, correo electrónico, etc.) a lo largo del proceso de planificación. Y no te olvides de celebrar reuniones periódicas del comité para discutir el progreso de la planificación y cualquier problema.

A continuación se detallan las áreas clave a las que hay que destinar dinero (estableciendo costes realistas para cada partida) a la hora de establecer un presupuesto. Puede que algunas de estas partidas no tengan costes fijos, pero es importante hacer una estimación aproximada para decidir si puedes pagarlas.

Las organizaciones comunitarias y los patrocinadores corporativos pueden ayudar a reducir los costes, encontrar más oportunidades de publicidad, ampliar su público y ayudarle a planificar el evento. Y cuando busques socios, debes asegurarte de que su visión se complementa con la tuya.