Como hacer una lista de invitados para un evento

cómo conseguir proveedores para un evento

No olvides integrar los datos de tus invitados en tu “sistema de registro”, para poder sincronizar y actualizar los estados en tiempo real. Esto podría ser su CRM (Customer Relationship Management), MAP (Marketing Automation Platform), y/o POS (Point of Sales).

Dependiendo de su negocio, industria y objetivo del evento (¡ya le dijimos que sería importante!), puede que quiera dirigirse a un determinado tipo de invitado, empresa, cuenta, socio, etc. para invitar a su evento. Si te cuesta saber quién es tu público objetivo, te recomendamos que empieces por pensar en tu objetivo, por ejemplo:

Si lo que quieres es conseguir nuevos contactos o dar a conocer tu marca, amplía la red pero sigue apuntando a tu perfil de cliente ideal (es un buen momento para patrocinar un evento de una marca afín o un stand en una feria).

Si lo que buscas es cerrar oportunidades, dirígete a tus clientes potenciales o a los que se encuentran en la última fase (invita a clientes fieles como casos de estudio reales), o a tus cuentas de alto valor (te estoy mirando a ti, comercializador B2B o basado en cuentas).

definición de evento con invitados

En muchos casos, la lista de invitados se define por sí sola. Un evento corporativo para el personal, por ejemplo, viene con una lista bastante obvia, e incluso un evento de agradecimiento al cliente o una gala benéfica serán bastante fáciles de llevar a esa marca de capacidad del 90%. Para esas ocasiones en las que necesita un poco de ayuda para concretar ese último 10%, hemos elaborado una pequeña lista de comprobación que le ayudará a concretar su lista de invitados, así como algunos consejos para gestionarla posteriormente.

Por supuesto, la lista de invitados es uno de los primeros pasos de su evento, y hay muchas cosas que deben suceder entre la definición de la lista y el asombro de sus invitados el día del evento. Por suerte, conocemos al equipo de creativos y enérgicos profesionales de los eventos que pueden ayudarle con todo, desde los planos del lugar, el diseño y la decoración hasta el personal y la mano de obra. Obtenga un resumen completo de lo que hacemos en nuestra página de planificación de eventos corporativos y póngase en contacto con nosotros aquí. Nos encantaría charlar sobre las grandes cosas que podemos hacer juntos.

lista de invitados a la fiesta

Cosas como el Año Nuevo, el Sábado del Pequeño Comercio, el final de un programa de televisión popular, o cualquier cosa que esté en la mente de la gente de forma colectiva, pueden ayudarle a encontrar un tema para su evento y crear emoción. Intente también ser creativo. Por ejemplo, si organizas una fiesta final de Mad Men, pon a la venta muebles de mediados de siglo para darle un toque divertido. (Nota: ningún evento de Mad Men está completo sin algunos cócteles).

Sí, estamos en la era digital (más adelante se habla de ello), pero los carteles físicos también son una forma eficaz de promocionar tu evento, especialmente si pasa mucho tráfico a pie por el escaparate de tu tienda. Otra cosa a tener en cuenta son los folletos. Para esta estrategia, piense en los lugares en los que es probable que sus clientes sean receptivos a su evento. Una esteticista que ofrece una clase sobre los mejores alimentos para una piel sana, por ejemplo, podría preguntar a un estudio de yoga del barrio si estaría dispuesto a colocar algunos folletos.

Siempre es una buena idea invitar a otros negocios del barrio. Por un lado, esto une al vecindario y fomenta el sentido de comunidad. Además, si conocen tu evento, es más probable que también se lo cuenten a sus clientes.

cómo hacer una lista de invitados para una fiesta

Cuando se planifica un evento, una de las partes más difíciles es elaborar la lista de invitados. Hay que asegurarse de que se invita a todos los que se supone que tienen que estar allí. Y también quiere asegurarse de que los invitados acuden realmente.

Así que lo primero que hay que hacer es definir el objetivo: por ejemplo, ¿es encontrar más clientes? Hay que explorar primero a los clientes potenciales invirtiendo en campañas de marketing con suficiente antelación. ¿O es para celebrar los éxitos de su empresa? Los clientes y socios que lo han hecho posible deberían ser tu prioridad.

Bien, ahora tienes una lista de invitados con un objetivo claro del evento en tu mente. ¿Cómo se invita a la gente? Dependiendo del tipo de evento que organices, hay diferentes modi operandi. Aquí tienes tres en los que inspirarte:

Para una noche de gala en la que se celebre un aniversario de la empresa o cualquier otro logro significativo, lo mejor será una invitación convenientemente redactada. La tarjeta de invitación debe despertar la curiosidad del receptor y no perderse entre otras cartas. Una vez abierta, el invitado debe encontrar claramente la siguiente información: