Como preparar un evento

¿cuál es el proceso de planificación de un evento?

Sí, ha leído bien. Sin un plan bien pensado para la planificación de un evento, se corre el riesgo de la desorganización, el caos y el incumplimiento de los objetivos del evento. Seguir una fórmula para su negocio de planificación de eventos o para un evento único le garantizará el éxito.

Dependiendo del tipo de evento que esté planificando, es posible que tenga que realizar algunas investigaciones antes de empezar. Algunas empresas de planificación de eventos se saltan este paso crucial y puede significar un desastre para el éxito del evento.

Durante el proceso de investigación, deberá entrevistar a la persona o al equipo responsable de organizar el evento. Averigüe exactamente cuáles son sus objetivos: recaudar dinero, formar, establecer contactos con otros profesionales, compartir nuevas ideas, etc.

Una vez completada la investigación, puedes documentar las metas y los objetivos del evento. Las metas y los objetivos deben ser claros y precisos, de modo que puedas utilizarlos para medir el éxito de tu evento más adelante. Esta lista también puede servirle de guía al iniciar las principales fases de planificación del evento.

cómo planificar un evento con éxito

Si alguna vez has organizado un evento, sabrás que no todo sale según lo previsto y que tienes que enfrentarte a varios retos.  Cuando organizaba mi primer evento, me hablaron de la divertida regla de la cara de pato. Esta regla dice que por fuera debes parecer tranquilo y pacífico. Pero en realidad estás remando enérgicamente con los pies bajo el agua para mantenerte a flote. Sin embargo, nadie debe enterarse de eso. A día de hoy, sigo creyendo que ésta es la regla más valiosa.

Parece bastante obvio, pero vale la pena tener un enfoque crítico de esta cuestión. Formule su objetivo de la manera más específica posible: ¿quiere transmitir conocimientos a los participantes; expresar su gratitud a los socios; recaudar fondos para un proyecto u ofrecer a los invitados un placer estético? De la respuesta dependerá el formato del acto: su concepto, el horario y la duración, la distribución de roles dentro del equipo, la disposición de la sala, el catering y el sonido.

Intenta no estancarte en los formatos tradicionales. Echa un vistazo a las “desconferencias”, PechaKucha, el formato TED, los brunchs temáticos, los eventos online, los eventos al aire libre. Lo que cuenta es que tu formato ayude a conseguir el objetivo del evento.

cómo preparar un evento de belleza

LeRon Haire es un profesional de la educación con más de 5 años de experiencia en la educación superior dentro del Sistema Universitario de Georgia. Haire ha recibido un MBA con una concentración de licenciatura en marketing y tiene el Georgia Assessments for the Certification of Educators, certificado en Business Management.

En esta lección, abordaremos cómo preparar y montar un evento y todo lo que ello conlleva, incluyendo materiales, tecnología, inscripciones, invitados, espacio físico, planes de contingencia y gestión de crisis.

Preparación para un gran díaSaber cómo preparar y montar un evento es un elemento importante pero que a menudo se pasa por alto cuando se trata de planificar un evento. Si le pidieran que preparara un evento próximo, como un banquete de bodas, ¿por dónde empezaría? ¿Qué artículos necesitaría? Para responder a esta pregunta, echemos un vistazo a las estrategias que se centran en la preparación de un evento el día del mismo o el día anterior, junto con lo que incluirá esta preparación.

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Esta es una pregunta muy básica, pero que invita a la reflexión, que nos hacen constantemente: ¿Qué es la planificación de eventos? Hemos consultado a nuestros expertos del sector para conocer sus puntos de vista y opiniones. He aquí cuatro de las respuestas más interesantes y sinceras que obtuvimos:

La planificación de un evento comienza con la determinación del objetivo que la organización patrocinadora quiere alcanzar. Los planificadores eligen a los ponentes, el entretenimiento y el contenido, y organizan el programa para presentar la información de la organización de la manera más eficaz. Los planificadores de reuniones se encargan de seleccionar los lugares de reunión, los posibles asistentes y la forma de llevarlos a la reunión.

La planificación de eventos es el energizante arte de coreografiar personas y actividades para crear un espectáculo que genere recuerdos para toda la vida. Diseñar y producir un evento, ya sea una reunión, un acto corporativo, una recaudación de fondos, una feria comercial o cualquier otro evento, es en muchos sentidos comparable a la dirección de un espectáculo en vivo. Además, para los amantes de los viajes, supone una oportunidad increíble de viajar a hoteles de lujo, a lugares nuevos e interesantes y de conocer a ponentes y asistentes de todo el mundo. Y todo ello disfrutando de un alto nivel de autonomía e independencia.