Como se organiza una rueda de prensa

Flujo del programa de conferencias de prensa

Una de las formas más sencillas de que su empresa reciba una exposición gratuita en los medios de comunicación -a menudo conocida como “medios ganados”- es a través de los eventos mediáticos. Tanto si se asocia con varios patrocinadores para ayudar a los menos afortunados, como si celebra una rueda de prensa para anunciar el lanzamiento de un producto, hay ciertos pasos que debe seguir para organizar un evento mediático con éxito.

El envío de su comunicado de prensa ayudará a los medios de comunicación a decidir si su historia es lo suficientemente digna de cobertura. Por eso, es conveniente que el comunicado de prensa sea sencillo y que no sea exagerado. Las emisoras y los periódicos buscan noticias, no un discurso de ventas.

Tienes un plazo para enviar tu comunicado de prensa. No hay que enviarlo demasiado pronto para que se olvide o quede enterrado, ni tampoco hay que enviarlo demasiado tarde cuando ya se hayan asignado otras noticias y no puedan incluir su evento. Por lo general, dos o tres días antes del evento son suficientes para que la prensa tenga tiempo de programar a los periodistas.

La rueda de prensa en las relaciones públicas

Celebrar una rueda de prensa es una de las mejores formas de conseguir cobertura informativa, tanto en la prensa como en la televisión y la radio, ya que una rueda de prensa permite a los periodistas acudir y conocer los aspectos básicos de la historia al mismo tiempo. Si tiene suficientes firmas, debería considerar la posibilidad de combinar la entrega de la petición con una rueda de prensa.

Una rueda de prensa típica consiste en que dos o tres personas lean declaraciones breves (no más de 5 minutos), seguidas de un periodo de preguntas y respuestas. El periodo de preguntas y respuestas da a la televisión y a la radio la oportunidad de obtener citas más conversacionales, y con frecuencia los “fragmentos de sonido” que se utilizan proceden del periodo de preguntas y respuestas.

Para comunicar eficazmente a través de los medios de comunicación, hay que tener un mensaje único, centrado y fácil de entender. La mayoría de la gente sólo se fija en el titular de una noticia, por lo que su mensaje debe ser lo suficientemente sencillo como para que pueda transmitirse en un titular típico de cuatro o cinco palabras. Es posible que una noticia más larga le permita comunicar más detalles, pero la mayoría de la gente no llegará hasta ahí. Una vez que conozca su mensaje, todo el resto de su conferencia de prensa debe estar preparado para reforzarlo.

Cómo hablar en una rueda de prensa

Celebrar una rueda de prensa es una forma sencilla y eficaz de comunicar su mensaje a los medios de comunicación. Celebrar una rueda de prensa con éxito puede generar noticias sobre su causa y dar a conocer su proyecto. En esta sección se examinan los elementos para planificar una rueda de prensa con éxito, cuándo celebrar una rueda de prensa y cuál es la mejor manera de comunicarse con los medios de comunicación y el público en una rueda de prensa.

Es probable que usted y los miembros de su grupo las hayan visto en la televisión antes o después de un gran acontecimiento local o nacional. En el telediario de la noche hay un breve clip de televisión de un orador rodeado de una multitud de periodistas que le hacen preguntas. Así pues, es posible que sepan cómo son las ruedas de prensa, en general.

Pero, ¿qué es exactamente una rueda de prensa? Una rueda de prensa es una herramienta diseñada para generar noticias, en particular, noticias duras que pueden hacer avanzar la causa de su organización. Una noticia dura se define como una noticia en los medios de comunicación impresos o electrónicos que es oportuna, significativa, destacada y relevante.

Imagínese que una bandada de reporteros de los medios de comunicación acude a un acto que usted ha organizado. Esto puede ser algo emocionante y una importante oportunidad para su organización. Si nunca lo ha hecho antes, celebrar una rueda de prensa puede resultar intimidante, incluso aterrador. Pero el material de esta sección le guiará a través del proceso, y verá que no es tan difícil.

Ejemplos de ruedas de prensa

Nuestro director general estornudó; ¡anunciémoslo mediante una rueda de prensa! – Hubo un tiempo, no muy lejano, en el que esto era así, con ruedas de prensa todos los días. ¡Lo único que faltaba era una rueda de prensa para anunciar una próxima rueda de prensa!

Si hay un resultado positivo de la crisis financiera, es que las empresas ya no tienen presupuesto para celebrar tantas ruedas de prensa. Apuesto a que muchas de ellas recuerdan los buenos tiempos y se arrepienten de haber reservado todas esas lujosas salas de conferencias en hoteles de 5 estrellas y de haber regalado todas esas BlackBerrys a los medios de comunicación.

Si no vas a revelar los secretos de la operación que mató a Bin Laden, ¿por qué molestarte en dar una conferencia de prensa? No hay nada que no se pueda contar a través de un buen comunicado de prensa.

En primer lugar, elige una fecha que no coincida con la inauguración del Burj Khalifa o con el gran día de Will y Kate. Asegúrate de invitar a los medios de comunicación con antelación, preferiblemente no menos de 10 días antes del evento. Los periodistas están hoy en día más ocupados que nunca, así que dales tiempo suficiente para que apunten la fecha.