Caracteristicas de una agenda

Explicar todas las características de un orden del día

Para evitar que en una reunión los participantes no estén preparados, se desvíen o pierdan el tiempo del equipo, debe crear un orden del día eficaz que establezca expectativas claras sobre lo que debe ocurrir antes y durante la reunión. Solicite la opinión de los miembros de su equipo para asegurarse de que el orden del día refleja sus necesidades y los mantiene comprometidos. Si todo el equipo se reúne, los temas que se traten deben afectar a todos los presentes y requerir el esfuerzo de todo el equipo para resolverlos. Abordar temas que no afectan a todos los presentes en la reunión hace perder el valioso tiempo de cada uno. Otra táctica para crear un mejor orden del día de las reuniones consiste en enumerar los temas en forma de preguntas a las que hay que dar respuesta. En lugar de escribir “reasignación del espacio de oficinas”, prueba con “¿En qué condiciones deberíamos reasignar el espacio de oficinas?”. Haz saber a tu equipo si el objetivo de la discusión es compartir información, buscar opiniones sobre una decisión o tomar una decisión. E indique en el orden del día quién dirige cada debate para que pueda prepararse. Estos consejos, y otros cinco, ayudarán a su equipo a mantenerse centrado en las reuniones.

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Beneficios del orden del día

La baja calidad de las reuniones se atribuye a menudo a las reuniones mal planificadas y mal dirigidas. En los últimos años, un número creciente de estudios científicos ha examinado los efectos de las principales características del diseño de las reuniones en la percepción de los empleados sobre la satisfacción y la eficacia de las mismas. El objetivo de este capítulo es ofrecer una visión general de la bibliografía y la investigación sobre los factores previos a las reuniones y las características de diseño que se han identificado como importantes: las características temporales relacionadas con la forma en que se utiliza el tiempo de la reunión (por ejemplo, empezar y terminar a tiempo, la charla previa a la reunión), las características de procedimiento que dirigen la atención y los esfuerzos de los asistentes hacia las actividades orientadas a las tareas (por ejemplo, el uso de un orden del día por escrito, el establecimiento de objetivos claros), las características físicas que se relacionan con los escenarios y los entornos de las reuniones (por ejemplo, la calidad adecuada del lugar, la provisión de refrigerios) y las características de los asistentes. Nuestra revisión muestra cómo los responsables de las reuniones tienen la capacidad de diseñarlas de forma más eficaz y facilitarlas de manera que se obtengan mejores resultados. Sobre la base de los resultados de esta revisión, también analizamos las implicaciones prácticas y las direcciones de la investigación futura.

Cuáles son los requisitos de un orden del día

El éxito de una reunión se determina incluso antes de que empiece. Aunque esto parece abstracto a primera vista, se refiere a la importancia de la fase previa a la reunión para garantizar el éxito de todo el proceso de la misma. De hecho, la fase previa a la reunión constituye el 80% del éxito de la misma.1

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Para que una reunión tenga éxito, sus resultados deben ser medibles. Para poder medir los resultados de las reuniones, primero hay que definir qué parámetros utilizar. Aquí es donde entran en juego los objetivos: Al establecer los objetivos a alcanzar, definimos la vara de medir el éxito de nuestras reuniones. Una vez que éstos están claros, podemos empezar a diseñar una reunión que se centre en alcanzar sus objetivos de forma eficaz.

En este artículo, exploraremos la definición y la importancia de los órdenes del día de las reuniones, antes de pasar a ver cómo redactar un orden del día de una reunión en una sencilla guía paso a paso. En primer lugar, debemos tener claro qué significa realmente este término.

En pocas palabras, el orden del día de una reunión es una lista de actividades que los participantes esperan realizar en el transcurso de la misma. Ayuda a los participantes a llevar la cuenta de lo que van a discutir o trabajar durante una reunión con antelación, y contribuye a estructurar y facilitar la colaboración. Un orden del día es también la forma ideal de comunicar el propósito de la reunión, lo que a su vez ayuda a mantener la atención en los resultados.

Qué es el orden del día y cómo se prepara

El orden del día de una reunión es una lista de los puntos que los participantes esperan conseguir en una reunión. El orden del día debe distribuirse antes de la reunión, como mínimo con 24 horas de antelación, para que los participantes tengan la oportunidad de prepararse para la reunión. Preferiblemente, si es posible, el orden del día debe estar disponible varios días antes de la reunión. Cuanto más tiempo tengan sus colegas para prepararse para una reunión, más probable será que asistan preparados para participar eficazmente.

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El primer paso para elaborar el orden del día es determinar si se necesita la ayuda de otros empleados para planificar la reunión. A continuación, decida qué espera conseguir con la celebración de la reunión y establezca objetivos factibles para la misma. Los objetivos que fije establecerán el marco para un plan de reunión eficaz. Asegúrese de que no ha planeado más de lo que es razonablemente alcanzable dentro del marco temporal de la reunión.

Como dijo Stephen Covey en “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”, “Empieza con el fin en mente”. El propósito de tu reunión determinará el enfoque de la misma, el orden del día y los participantes.